คุณเคยประสบปัญหาเหล่านี้หรือเปล่า? ไม่ว่าจะเป็น “ใช้เวลาในการนำเสนอนาน ไม่รู้ว่าคนฟังต้องการอะไร”, “นำเสนอด้วยข้อมูลเยอะ เล่าด้วยภาพไม่เป็น”, “เล่าเรื่องไม่ถูก Story Telling ไม่เก่ง” หากคุณเคยประสบพบเจอกับปัญหาแม้เพียงข้อเดียวจากตัวอย่างข้างต้นแล้วล่ะก็ วันนี้ RealSmart จะมาเผยเคล็ดลับที่จะทำให้คุณจัดการกับปัญหานี้ได้อยู่หมัดและเพิ่มทักษะให้คุณกลายเป็นคนที่จับใจความอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นชนิดที่คุณคาดไม่ถึงเลยทีเดียว

วันนี้ผู้เขียนจะพาทุกท่านไปรู้จักกับการสรุปแบบ “One Page Summary กระดาษหนึ่งใบ เข้าใจประเด็น” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งจากคอร์ส Real Marketing Manager #RMM จัดโดย RealSmart Academy สอนโดย เซนเซเล็ก คุณศุภวิทย์ ภาษิตนิรันดร์, ที่ปรึกษา / วิทยากร/ Co-founder เพจดัง สรุปให้

“One Page Summary กระดาษหนึ่งใบ เข้าใจประเด็น” คือ รูปแบบการเขียนสรุปที่รวมประเด็นสำคัญทั้งหมดให้อยู่ในกระดาษ 1 หน้า (A3 หรือ A4) โดยที่เนื้อหาสามารถสื่อสารใจความสำคัญได้ตามวัตถุประสงค์และทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ภายในเวลาอันสั้น โดยประโยชน์ของ One Page Summary นั้นคือ 1. ลดเวลาการสื่อสาร 2. เป็นเครื่องมือฝึกทักษะการสื่อสารที่ต้นทุนต่ำ และสุดท้าย 3. ประหยัดทรัพยากรในการพิมพ์

ภาพตัวอย่าง One Page Summary จากเพจ สรุปให้

อันดับแรกเราควรทำความเข้าใจกันก่อนว่าสรุปที่ดีมีคุณลักษณะอย่างไร โดยสรุปที่ดีนั้นมีคุณสมบัติอยู่ 3 ข้อคือ 

1. กระชับ 
2. เข้าใจง่าย
3. เมื่อสื่อสารแล้ว ตัดสินใจได้ทันที

ในการที่เราจะเขียนสรุปออกมาได้มีประสิทธิภาพนั้น ต้องใช้ทักษะการสื่อสารที่ดี ซึ่งเป็นสิ่งที่สามารถพัฒนาได้จากการเรียนรู้และฝึกฝน โดยวันนี้เราจะมาแชร์เคล็ดลับ 3 กระบวนการใหญ่ ๆ ที่จะทำให้ผู้อ่านสามารถเขียนสรุปออกมาได้ตรงประเด็นและสื่อสารกับผู้รับสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3 กระบวนการที่ว่านี้ นอกจากจะไม่ซับซ้อนแล้ว เซนเซเล็กยังตั้งชื่อให้คล้องจองและจำง่ายอีกด้วย นั่นก็คือ (1) ภาพใหญ่, (2) ใส่กรอบ ครอบหัวข้อ, (3) ร้องอ๋อใน 3 วิ 

ภาพใหญ่ 

การที่เราจะเขียนสรุปออกมาให้สื่อสารได้สัมฤทธิ์ผลนั้น อันดับแรกก็ต้องมามองที่ภาพใหญ่กันก่อน โดยเริ่มจากการถามตัวเองก่อนว่า เอกสารนี้ เราเขียนให้ใครอ่าน เพราะผู้อ่านแต่ละคนมีวัตถุประสงค์ในการอ่านไม่เหมือนกัน หากเป็นผู้บริหารก็อาจจะต้องการข้อมูลสำคัญเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ แต่หากผู้อ่านเป็นพนักงานที่ต้องรับคำสั่งไปปฏิบัติงานต่อ เขาก็อาจจะต้องการทราบข้อมูลทุกอย่างเพื่อที่จะได้ปฏิบัติหน้าที่อย่างถูกต้อง

นอกจากนี้ หลักในการคิดภาพใหญ่ของการเขียนสรุปยังรวมไปถึงการตั้งชื่อหัวข้อของเอกสารให้มีประสิทธิภาพด้วย โดยหัวข้อนั้นควรมีคีย์เวิร์ดที่ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย เพราะหัวข้อของเอกสารนั้นส่งผลต่อความคาดหวังในการอ่านสรุป การตั้งหัวข้อเอกสารที่ดีควรดึงดูดความสนใจ ระบุระยะเวลาและความรับผิดชอบให้ชัดเจนว่าจัดทำเมื่อไหร่โดยใคร

ลำดับสุดท้ายของการมองภาพใหญ่ในการเขียนสรุปก็คือ การทำความเข้าใจถึง Key Message ที่ควรมีในเอกสาร ว่าผู้อ่านต้องการโฟกัสอะไร เอกสารที่ดีนั้นจะถ่ายทอดข้อมูลที่ผู้สื่อสารอยากบอกได้ตรงตามความสนใจของผู้รับสาร เพราะหากเราโฟกัสไปที่การสื่อสารสิ่งที่เราอยากบอกโดยไม่คำนึงถึงความสนใจของผู้อ่าน เอกสารนั้นก็จะไม่เกิดประโยชน์ทั้งกับผู้จัดทำและผู้อ่าน

ใส่กรอบ ครอบหัวข้อ 

ในการจัดทำสรุป One Page Summary ให้สื่อสารได้ครบถ้วนตรงประเด็นนั้น ต้องอาศัยศิลปะการจัดหมวดหมู่และความสำคัญของข้อมูล แล้วตีห้องแบ่งกรอบให้หน้ากระดาษว่าหัวข้อไหนควรได้พื้นที่ในการใส่ข้อมูลมากน้อยอย่างไรเพื่อความเป็นระบบระเบียบของข้อมูล นอกจากนั้น ผู้เขียนสรุปควรจัดลำดับการเล่าเรื่องให้เหมาะสมเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาได้สะดวกและเป็นขั้นเป็นตอนด้วย

ร้องอ๋อใน 3 วิ

กระบวนการนี้จะเน้นไปที่การคิดในมุมของผู้รับสารเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและเข้าใจข้อมูลได้ตรงกันทั้ง 2 ฝ่าย โดยสิ่งแรกที่ควรคำนึงคือเรื่องความเป็นระบบระเบียบของหน้ากระดาษที่สวยงาม ตัวอักษรอ่านง่าย และเมื่อพูดถึงการนำเสนอข้อมูลให้เข้าใจตรงกันแล้ว ผู้เขียนจะขอแชร์เทคนิคที่น่าสนใจจากคลาสเรียนที่จะช่วยเปลี่ยนงงเป็นง่ายให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน ตามภาพด้านล่างนี้ 

จากภาพข้างต้น 6 เทคนิคที่จะช่วยให้การสื่อสารเกิดผลลัพธ์ที่ดี สร้างความเข้าใจตรงกันทั้งฝั่งผู้สื่อสารและผู้รับสารคือ

1. ใช้ภาษาสากลในการสื่อสาร 
2. ใช้การวัดผลที่ประเมินได้ในการสื่อสาร ไม่ใช่ความรู้สึก เช่นแจ้งข้อมูลเป็นตัวเลขที่ชัดเจน แทนที่จะบอกเป็นตัวหนังสือว่ามากหรือน้อยอย่างเดียว
3. ข้อมูลบางอย่างควรนำเสนอเป็นแผนภูมิหรือกราฟเพื่อเข้าใจง่าย แทนที่จะเป็นตัวหนังสือเยอะ ๆ 
4. เล่าเรื่องอย่างมีแบบแผน มี patternโดยการใช้ bullets, หรือลำดับหัวข้อด้วยตัวเลข 1,2,3 …
5. จัดหน้ากระดาษ Alignment ที่เหมาะสม
6. Font size ใช้ขนาดตัวหนังสือที่อ่านง่าย และใช้ตัวใหญ่หรือตัวหน้าหนากับหัวข้อหรือประโยคที่สำคัญให้เหมาะสม

สรุปจากผู้เขียน

เนื้อหาข้างต้นนี้เป็นแค่เพียงส่วนหนึ่งจากคลาสเท่านั้น ยังมีเทคนิคและเคล็ดลับอีกมากมายที่เซนเซเล็กได้แชร์ในคลาสเรียนสำหรับการเขียนสรุปให้มีประสิทธิภาพและสื่อสารได้ตรงประเด็น

จากบทเรียนนี้ผู้เขียนเห็นว่า สิ่งที่จะช่วยส่งเสริมการนำเสนอ One Page Summary ให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีนั้น นอกจากทักษะการสื่อสารที่ดีที่กล่าวไปข้างต้นแล้ว ทักษะการทำ Data Visualization ที่ดีก็นับว่าเป็นอีกสิ่งจะช่วยให้ผลงานเอกสารออกมาดูดี ตรงประเด็น และช่วยประกอบการตัดสินใจได้อย่างดีเยี่ยม โดยในส่วนของเทคนิคการทำ Data Visualization นั้น ผู้อ่านสามารถอ่านเพิ่มเติมได้จากบทความ ถอดบทเรียน Data Visualization พร้อมเทคนิคการตีโจทย์ให้แตกเพื่อพิชิตใจเจ้านายและลูกค้า